Politique de confidentialité

SAS MALIBU (TE MOANA TAHITI RESORT), (ci-après “TE MOANA TAHITI RESORT”) est une société par actions simplifiées immatriculée au RCS de Paris sous le numéro de SIRET n°938 554 342 00015, dont le siège social est domicilié au PK 10.500 coté mer – SAS MALIBU – Punaauia centre – BP 2851 Punaauia 98703 Punaauia, et qui a pour activité principale l’exploitation et la gestion d’un hôtel et de restaurants, incluant les services liés à l’organisation ou à l’accueil d’évènements.

Compte tenu de la relation de confiance qu’il existe entre l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT et ses clients, l’hôtel a souhaité définir une politique de confidentialité conforme aux exigences du Règlement sur la protection des données à caractère personnel.

La présente charte de confidentialité adoptée par notre établissement vous permet ainsi d’être informé(e)s des informations que nous collectons auprès de nos clients, ainsi que des visiteurs de notre site Web www.temoanatahitiresort.com.

Par ailleurs nous vous présentons les raisons et la manière dont l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT utilise ces informations.

En nous fournissant des données personnelles, vous acceptez le traitement et l’utilisation décrits dans la présente politique de confidentialité et avez obtenu l’autorisation correspondante (si nécessaire). Si vous n’acceptez pas le traitement de vos données personnelles conformément à la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas les fournir et cesser d’utiliser les services.

I. Données traitées

1. Personnes concernées

Les données personnelles traitées par  l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT sont collectées auprès de toutes les personnes entrant ou souhaitant entrer en contact avec l’établissement, y compris le restaurant TAAPUNA, le TAAPUNA BAR, le TAAPUNA BEACH BAR, le Centre de bien être HONONUI et le TE MOANA EXPLORATIONS : client, prospect, fournisseur, partenaire commercial, presse, personne en recherche d’emploi etc…, que ce soit par la consultation et la navigation sur le site, l’envoi de formulaires de contact, formulaires de réservation, courriels ou autres correspondances, ou bien oralement par téléphone ou en présence physique.

Les données relatives à la vie personnelle, à la vie professionnelle, les données particulières, de localisation et de paiement sont collectées auprès de toutes personnes effectuant une réservation ou un séjour ou une autre expérience (repas, soirée, événement, fréquentation des restaurants et bar, fréquentation du centre d’activités) dans l’établissement, ou plus généralement recevant une prestation ou un bien de l’établissement.

Les données de connexion et les données de navigation traitées par TE MOANA TAHITI RESORT sont collectées auprès de toute personne poursuivant sa navigation sur le site après avoir accepté l’utilisation sur ce site des cookies autres que les simples cookies de fonctionnement.

Le site internet s’adresse aux personnes majeures. Il appartient à tout titulaire de l’autorité parentale sur des personnes mineures de surveiller et encadrer les communications de ces mineurs, et notamment leur navigation sur internet.

2. Catégories de données traitées

a. Données directement collectées par l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT collecte les « informations personnelles » suivantes : nom, prénoms, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, âge, sexe, image, informations des cartes de paiement, passeport, dépenses réalisées à l’hôtel, informations sur les vols et horaires d’arrivée et de départ, ainsi que les plaintes et demandes spécifiques de nos clients.

À cela peuvent s’ajouter des données relatives à la vie personnelle telles que la nationalité, le pays de résidence, la copie de la pièce d’identité fournie lors de l’enregistrement. Peuvent également être recueillies, selon les situations, des informations sur la situation familiale, l’âge des enfants, les habitudes de vie (consommations, préférences alimentaires, possession d’un animal, etc.), ainsi que toute autre information personnelle spécifique communiquée volontairement par les personnes concernées.
Des données liées à la vie professionnelle peuvent être traitées lorsque la demande, la réservation ou la prestation concerne un cadre professionnel.

Des données particulières peuvent également être collectées, notamment celles relatives à la santé (ex. : situation de handicap, régime alimentaire spécifique, mesures d’hygiène particulières), ou encore aux convictions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses, si celles-ci sont volontairement communiquées dans le cadre d’une demande spécifique ou de la nature de l’établissement ou de la réservation (ex. : réservation au nom d’une association religieuse ou syndicale, élaboration de repas adaptés).

Enfin, lors de la visite du site internet, l’établissement TE MOANA TAHITI RESORT est susceptible de collecter des données de connexion telles que les coordonnées du terminal (adresse IP, numéro IMEI, numéro de téléphone mobile), la nature et le modèle du terminal, la localisation approximative, le logiciel d’accès et le système d’exploitation utilisé, ainsi que la date et l’heure de connexion. Des données de navigation peuvent également être enregistrées : pages consultées sur le site ou avant d’y accéder, horaires et durées de consultation, historique de navigation et préférences mémorisées. Ces informations permettent notamment d’assurer la sécurité du site, d’améliorer la navigation et de personnaliser l’expérience en ligne. Lorsqu’un utilisateur visite et parcourt notre site internet, son identité personnelle n’est pas communiquée. En effet, nos outils nous permettent uniquement de collecter la durée de sa visite sa provenance ainsi que son sexe.  Ces données anonymes nous sont fournis grâce à l’outil Google Analytics et nous les exploitons pour améliorer notre ligne éditoriale ainsi que la qualité de notre site web.

Cependant, lorsqu’un utilisateur visite notre site internet et souhaite réserver, alors ses informations personnelles lui seront demandées, telles que son nom, prénom, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone.

b. Données collectées par les partenaires commerciaux de l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT traite des données collectées par les personnes suivantes partenaires de l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT :

Le centre d’activités nautiques de l’hôtel ; le TE MOANA EXPLORATIONS, pouvant collecter des données personnelles dans le cadre des activités sportives ou excursions proposées, notamment pour des raisons de sécurité ou de logistique. Ces données peuvent inclure l’état civil, les coordonnées, et d’éventuelles données de santé (niveau de natation, contre-indications, etc.), toujours avec le consentement de la personne concernée.

Le centre de bien être HONONUI, qui peut recueillir des données personnelles lors de la prise de rendez-vous ou de soins, incluant des données d’identification, de contact, de santé (préférences de soins, contre-indications médicales), et de paiement, dans le respect des obligations de confidentialité et de consentement.

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT traite également les mêmes catégories de données qui lui sont communiquées par les opérateurs de réservation, notamment de réservation en ligne (online travel agency), auxquels les personnes s’adressent et fournissent des données pour effectuer une réservation dans l’établissement. Les personnes sont invitées à consulter sur les sites internet de ces opérateurs, ou par tout autres moyens, les politiques ou conditions de traitement des données à caractère personnel de ces opérateurs (tels que, par exemple, mais non limitativement : BOOKING, EXPEDIA, AGODA, RESERVING …).

c. Gestion des cookies

Lorsqu’un utilisateur visite notre site Web, il reçoit un « cookie » et un identifiant est attribué à son ordinateur. Un cookie permet d’enregistrer les comportements d’un utilisateur sur un site internet. Les cookies permettent de proposer à l’internaute une expérience personnalisée, tout en permettant à l’hôtel de collecter certaines informations personnelles à des fins de communication et de prospection commerciale. Ces cookies sont utilisés pour améliorer l’expérience client sur www.temoanatahitiresort.com et permettent de proposer des publicités ciblées susceptibles d’intéresser les utilisateurs.
Si l’utilisateur ne bloque pas l’utilisation des cookies, cela est considéré comme une acceptation des méthodes d’exploitations des données collectées par l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT. Sachez que les principaux cookies utilisés sont les cookies de performances. Les données analysées et collectés grâce aux cookies de performance sont le nombre de visites, le temps passé sur le site, la situation géographique des utilisateurs ect.
Grâce à ces informations nous pouvons continuellement mettre à jour et améliorer notre site internet.
Si l’utilisateur ne souhaite pas accepter les cookies, il peut les bloquer en réglant les paramètres du navigateur utilisé. L’utilisateur peut également retirer son consentement à tout moment.

 

II. Caractéristiques des traitements

Certaines informations personnelles sont indispensables à la bonne gestion des séjours des clients. Leur collecte permet d’assurer un bon suivi des dossiers et un service de qualité aux clients. L’hôtel récolte ces données personnelles dans le but de garantir la meilleure expérience de séjour possible.

1. Activités donnant lieu aux traitements et finalité des traitements

Les données à caractère personnel décrites au I. 2/ sont traitées par l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT dans le cadre des activités suivantes :

• Réservation, y compris les réservations en ligne ;

Lors d’une réservation sur notre site internet, l’utilisateur doit remplir un formulaire contenant ses coordonnées et les informations de sa carte de paiement. Une fois que le client a validé le formulaire, le numéro de sa carte est enregistré sur l’outil FASTBOOKING. Les informations disponibles sur l’outil FASTBOOKING sont ensuite utilisées par nos agents de réservation pour valider les réservations.

Les transactions effectuées sur notre site internet sont ensuite enregistrées dans notre système de réservations ainsi que dans nos archives. Ces informations sont indispensables pour répondre au mieux aux demandes relatives aux transactions réalisées mais également pour préparer l’arrivée et le départ des clients ainsi que le paiement du séjour.

En raison de la nature personnelle des informations données lors de la réservation sur notre site internet, le système de réservation est sécurisé grâce à l’outil FASTBOOKING pour protéger les informations des cartes de paiement fournies.

• Prestations hotellières, de bar et de restauration pendant le séjour à l’hôtel ;

Pendant le séjour, nous enregistrons les dépenses détaillées afin d’élaborer correctement la facture du client, qui comprend le tarif de la chambre et toutes les autres dépenses facturées sur la chambre. Nous enregistrons également ces informations afin de respecter les exigences en matière d’information financière, y compris celles que nous imposent nos auditeurs et les organismes de réglementation gouvernementaux. Des informations propres au séjour pourront également être stockées (problèmes de santé, difficultés de paiement, demandes spécifiques, plaintes…).

Ces informations récoltées durant le séjour sont stockées au sein du système de gestion de l’hôtel.

• Fréquentation du centre d’activités, du centre de bien être ;

Pendant la participation aux activités nautiques ou au centre de bien-être, nous enregistrons les réservations, les horaires, les prestations choisies, ainsi que les préférences ou besoins spécifiques, dans le but d’assurer le bon déroulement des services. Ces données nous permettent de gérer l’accueil, la disponibilité des équipements, la planification du personnel encadrant et l’élaboration de la facturation si nécessaire. Certaines informations relatives à la santé (par exemple : allergies, contre-indications médicales ou restrictions physiques) peuvent être demandées avant certaines activités pour garantir la sécurité des participants. Ces données sont collectées uniquement avec le consentement explicite du client et utilisées exclusivement pour adapter la prestation en conséquence. Enfin, dans une logique de personnalisation de l’accueil et de fidélisation, nous pouvons enregistrer certaines préférences du client (type de massage, température de l’eau, créneaux horaires favoris), sous réserve de son accord.

• Organisation d’évènements privées ou publics, professionnels, culturels, artistiques, de relations publiques au sein de l’établissement ;

Dans le cadre de l’organisation d’événements privés ou publics (réunions professionnelles, événements culturels, artistiques, relations publiques, mariages, séminaires…), nous collectons et traitons certaines données personnelles afin d’assurer la préparation, la coordination et le bon déroulement de chaque manifestation. Lorsque l’événement implique la captation de photos ou de vidéos, ou la diffusion d’informations à caractère publicitaire ou médiatique, un consentement spécifique sera demandé aux participants, conformément à la réglementation applicable.

• Communication avec les personnes entrant en contact avec l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT (demande de renseignements, postulation…)

Lorsque vous entrez en contact avec l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT, que ce soit pour une demande d’informations, une prise de contact générale ou une candidature spontanée ou à une offre d’emploi, nous collectons certaines données personnelles afin de pouvoir vous répondre de manière appropriée et assurer le suivi nécessaire. Ces informations sont utilisées exclusivement pour répondre à vos sollicitations, traiter votre demande, ou évaluer votre profil dans le cadre d’un processus de recrutement.

2. Responsable des traitements

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT est responsable de tous les traitements mentionnés au II. 1/.

3. Fondements des traitements

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT collecte et traite des données personnelles dans le cadre de ses services (réservation, hébergement, restauration, activités, événements, échanges clients, marketing), principalement sur la base de l’exécution d’un contrat, d’obligations légales ou de son intérêt légitime, conformément au RGPD. Certaines données sensibles, notamment de santé, peuvent être traitées avec le consentement explicite du client ou lorsqu’il est nécessaire pour garantir sa sécurité. Les données sont utilisées de manière proportionnée, confidentielle et uniquement pour la durée nécessaire à chaque finalité.

4. Destinataires

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT peut transmettre vos données personnelles à ses employés et services internes autorisés, ainsi qu’à ses entités affiliées (Restaurant TAAPUNA, TAAPUNA Bar, TAAPUNA Beach Bar, Centre de bine être HONONUI, TE MOANA EXPLORATIONS) pour la gestion et la fourniture de ses prestations. Des prestataires externes (comme SAGE, OPERA, ZENCHEF ou D-Edge, PIXIER) agissant en tant que sous-traitants peuvent aussi y avoir accès dans le cadre de services spécifiques (gestion, réservation, restauration), selon des contrats stricts. Vos données peuvent également être partagées avec les autorités locales si la loi l’exige, ou dans des cas particuliers (paiement par un tiers, impayés, activités suspectes), toujours dans le respect des obligations légales et de la confidentialité.

Nous ne partagerons les informations personnelles sans l’accord du client que dans les cas où : cela est requis ou autorisé par la loi (par exemple en cas d’assignation à témoin) ; cela est nécessaire pour fournir les services demandés par le client, auquel cas le consentement sera présumé (par exemple, pour une location de voiture) ; le séjour a été payé par un tiers, auquel cas nous fournirons les informations de facturation au tiers payant ; le client n’a pas réglé son solde débiteur à l’hôtel.
Si l’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT soupçonne une activité illégale, l’hôtel se réserve le droit de transmettre ses découvertes ou suspicions à la police ou à tout autre organe d’exécution de la loi.

5. Transfert des données en dehors de l’Union Européenne

Dans le cadre de nos activités, certaines de vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE). Nous nous engageons à ne réaliser aucun transfert de ces données hors Union européenne sans mettre en œuvre les garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.

Ces transferts peuvent avoir lieu notamment dans le cadre de l’utilisation de services de communication ou de stockage fournis par des prestataires tiers.

Lorsque de tels transferts ont lieu, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment par la mise en œuvre de clauses contractuelles types, de règles d’entreprise contraignantes (BCR) ou en vérifiant l’existence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne.

6. Mesures de sécurité

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT met en place des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses pour garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données personnelles. Cela inclut le contrôle des accès, la protection des systèmes et des locaux, la sélection rigoureuse de sous-traitants conformes au RGPD, et la sensibilisation du personnel. Malgré ces précautions, une sécurité absolue ne peut être garantie, notamment en cas de défaillance technique ou d’usage frauduleux. Les échanges par e-mail ne sont pas sécurisés, et il est donc conseillé de ne pas y inclure d’informations sensibles.

7. Temps de conservation et stockage des données

L’hôtel TE MOANA TAHITI RESORT conserve les données personnelles des clients pendant la durée légale requise, ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires, notamment si aucun séjour n’a été effectué depuis plusieurs années. Ces informations sont stockées de manière sécurisée (bases de données, archives, système de réservation) et protégées contre tout accès non autorisé. Un système centralisé de gestion permet de conserver l’historique des séjours, préférences et demandes des clients afin de personnaliser et améliorer leur expérience lors de futures visites.

8. Traitement spécifique de données

Pour des raisons de sécurité des biens et des personnes, certaines zones de l’établissement sont équipées d’un système de vidéosurveillance. Ce dispositif est mis en œuvre conformément à la réglementation applicable, et notamment au règlement général sur la protection des données (RGPD). Les images sont traitées uniquement à des fins de sécurité et d’analyse d’incidents, et ne sont accessibles qu’au personnel habilité ou, le cas échéant, aux autorités compétentes.

III. Droit des personnes concernées  

Le présent document vise aussi à vous informer sur votre droit à solliciter le responsable de traitement pour :

• Accéder à vos données à caractère personnel ainsi que toute information disponible aux sources de celles-ci :
• Rectifier ou effacer celles-ci ;
• Limiter l’utilisation de celles-ci ;
• Demander la non-exploitation de vos données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
• Solliciter la portabilité de vos données à caractère personnel dans les conditions de la règlementation en vigueur ;
• Définir des directives relatives au sort de ces données après un décès ;
• Introduire un recours auprès de la CNIL via son site web cnil.fr.

Si vous souhaitez faire valoir un de vos droits, vous pouvez nous adresser une demande explicite :

• Par une demande en personne directement à l’hôtel
• Par courrier électronique à l’adresse : sales@temoana.pf
• Par lettre, à l’attention de :

Te Moana Tahiti Resort,

BP 2851 Punavai,

98 703 Punaauia Tahiti Polynésie française

Pour garantir la protection de vos données, toute demande d’accès ou de modification devra être accompagnée d’une preuve d’identité. Si la demande est faite sur place, une pièce d’identité avec photo sera exigée. À distance, elle doit être envoyée par écrit avec copie d’un justificatif d’identité, votre adresse et numéro de téléphone. Ces éléments permettent de vérifier votre identité et de tracer la gestion de la demande. L’hôtel se réserve le droit de refuser certaines requêtes, en expliquant les raisons. Vous pouvez également refuser de recevoir nos communications marketing en écrivant à : sales@temoana.pf.

IV. Modification de la politique de confidentialité

En cas de modifications importantes de notre politique de confidentialité, nous les publierons sur notre site internet. Les changements mineurs seront aussi indiqués, mais ne s’appliqueront pas rétroactivement sans votre accord, sauf exigence légale. Si nous utilisons vos données différemment, nous vous en informerons par email. Vous pouvez refuser cette nouvelle utilisation par écrit, sinon votre consentement sera présumé.